Sepertinya kami mengirim dan menerima email kantor yang tak terhitung banyaknya setiap hari. Ini menjadi bagian yang biasa dari hari kita sehingga kita lupa betapa pentingnya email dalam memberi kesan pada rekan kerja. Dalam beberapa kasus, email adalah interaksi utama atau satu-satunya yang kami lakukan dengan orang-orang tertentu. Berikut beberapa tips untuk menyempurnakan email profesional Anda.
Mulailah dari Awal
Baris subjek yang pertama kali dilihat orang saat mereka menerima email Anda. Baris subjek yang salah dapat memudahkan seseorang melewatkan email Anda. Jangan biarkan baris subjek kosong. Buat subjeknya singkat dan langsung pada intinya sambil tetap menarik perhatian. Anda juga harus memasukkan tanggal-tanggal penting. Coba pengujian baris subjek email untuk menyempurnakan baris subjek email Anda.
Gunakan Bahasa Formal
Anda akan terkejut betapa banyak orang menggunakan bahasa informal dalam komunikasi profesional. Anda tidak boleh menggunakan bahasa teks seperti “lol” atau “brb” untuk alasan apapun. Hindari juga wajah tersenyum di email Anda. Anda juga tidak boleh menggunakan bahasa gaul atau kolokium. Jaga agar selalu profesional setiap saat. Secara umum, Anda harus memanggil orang dengan nama belakang mereka kecuali Anda memiliki hubungan yang akrab. Hanya karena Anda formal bukan berarti Anda harus bersikap kasar. Pastikan untuk mengatakan tolong dan terima kasih jika perlu.
Tetap Ringkas
Orang mendapatkan banyak email sepanjang hari. Mereka tidak ingin menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membaca satu email jika tidak sepenuhnya diperlukan. Isi email Anda dengan teliti namun ringkas. Perhatikan informasi apa yang mutlak diperlukan dan apa yang tidak. Setelah Anda selesai dengan email Anda, baca ulang untuk mengedit informasi yang tidak berguna. Kolega kami tidak hanya akan menghargai Anda langsung pada intinya, tetapi Anda akan terdengar lebih profesional.
Buat Tanda Tangan
Hampir semua email resmi perusahaan memiliki tanda tangan yang sesuai. Tanda tangan harus menyertakan nama, posisi, informasi kontak kerja, dan logo perusahaan Anda. Tanda tangan harus mudah dibaca, dan logo tidak boleh terlalu besar. Jika Anda memerlukan bantuan dengan tanda tangan Anda, mintalah bantuan seseorang di IT https://www.hummustir.com.
Koreksi
Salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan karyawan adalah tidak memeriksa email mereka. Anda harus menjalankan pemeriksaan ejaan, memeriksa ulang ejaan nama setiap orang, dan membaca email kepada diri Anda sendiri dengan keras untuk menemukan frasa yang canggung. Hanya setelah langkah-langkah proofreading tersebut Anda dapat menekan tombol “kirim”. Ini mungkin membutuhkan sedikit lebih banyak waktu, tetapi ini dapat menghemat beberapa momen yang memalukan. Plus, kesalahan tata bahasa membuat Anda terlihat tidak profesional. Anda bisa saja kehilangan peluang karena beberapa kesalahan yang mudah dihindari.
Jangan Terlalu Lama
Anda perlu membalas email dalam jangka waktu tertentu. Secara umum, Anda ingin membalas email dalam periode 24 jam. Jika Anda menunggu berhari-hari atau berminggu-minggu, tanggapan Anda mungkin tidak diperlukan lagi. Anda juga mungkin telah kehilangan kesempatan. Pastikan untuk menjawab email segera setelah Anda menerimanya.
Selain itu, Anda tidak ingin mengirim terlalu banyak email saat menunggu jawaban dari seseorang. Jangan mengirim banyak email untuk mencari pembaruan pada hari yang sama kecuali jika sangat sensitif terhadap waktu.
Mengirim email yang tidak profesional dapat memberikan kesan yang salah tentang Anda kepada orang lain di kantor Anda. Usahakan untuk terlihat profesional melalui komputer dengan mengikuti aturan ini. Anda menunjukkan kepada orang-orang bahwa Anda akan menjadi representasi yang baik dari perusahaan dengan menjadi representasi yang baik dari diri Anda sendiri.